Verksamhetskonsult och applikationskonsult – där verklig nytta skapas

När organisationer investerar i CRM och affärssystem är tekniken sällan den största utmaningen. Den verkliga nyttan uppstår först när verksamhet, arbetssätt och system hänger ihop. Det är här samspelet mellan verksamhetskonsult och applikationskonsult blir avgörande.

Tillsammans säkerställer de att lösningen inte bara fungerar tekniskt – utan också skapar effekt i vardagen för sälj, marknad, service och ledning.

Verksamhetskonsulten – skapar samsyn kring hur verksamheten ska fungera

En verksamhetskonsult hjälper er att identifiera, utveckla och prioritera arbetssätt som stödjer era mål. Arbetet sker i nära samarbete med berörda delar av organisationen, ofta över flera funktioner.

På CRMK arbetar vi gärna workshopbaserat. När rätt personer samlas i samma rum skapas förutsättningar för samsyn, snabba beslut och gemensamt ägarskap. Ett tidigt fokus ligger nästan alltid på att reda ut grundläggande begrepp – sådant som många tar för givet, men som sällan betyder samma sak för alla.

När begrepp inte betyder samma sak för alla

Ta begreppet kund som exempel. I många organisationer används det dagligen, men med olika innebörd:

• För sälj kan kunden vara en potentiell affär.
• För ekonomi är kunden den juridiska enhet som faktureras.
• För leverans är kunden en fysisk adress.
• För support är kunden den del av organisationen som har ett giltigt avtal.

Verksamhetskonsultens roll är att skapa en gemensam definition som fungerar för helheten – och som går att omsätta i systemstöd. Det kan innebära att kund definieras på en övergripande nivå, medan kontor, avdelningar och avtal hanteras som relaterade men separata entiteter. Utan detta arbete riskerar både processer och rapportering att bli inkonsekventa redan från start.

Fokus på nytta

Många organisationer upplever sitt arbetssätt som unikt och tror därför att standardlösningar inte räcker till. I praktiken handlar det sällan om unika behov, utan om invanda beteenden som vuxit fram för att kompensera tidigare systembrister.

Verksamhetskonsulten hjälper er att lyfta blicken:

• Vad vill ni faktiskt uppnå?
• Vilken nytta ska systemet skapa?
• Vilka beteenden är värda att bevara – och vilka går att förändra?

När målet är tydligt blir det också lättare att kompromissa kring detaljer. Fokus flyttas från hur ni alltid har gjort till vilket resultat ni behöver.

Från nuläge till önskat arbetssätt

Nästa steg är att arbeta med processerna. Inte genom att kopiera befintliga arbetssätt rakt av, utan genom att designa hur ni vill att de ska fungera framåt. Här är det viktigt att aktivt eliminera gamla workarounds och i stället bygga strukturer som håller över tid.

Detta är ett iterativt arbete. Först när lösningen börjar användas i praktiken blir det tydligt vad som behöver justeras, förenklas eller förstärkas. Det är helt naturligt – och en viktig del av att skapa långsiktig effekt.

Applikationskonsulten – omsätter verksamhetskrav till hållbar systemdesign

När riktningen är tydlig kliver applikationskonsulten in. I vissa uppdrag är det samma person som tidigare haft verksamhetsrollen, i andra fall en separat specialist. Oavsett krävs en djup förståelse för både verksamhet och plattform.

I ett relationsbaserat system som Microsoft Dynamics 365 hänger allt ihop. Ett designval i en modul påverkar möjligheten att följa upp, rapportera och styra i en annan. Därför handlar applikationskonsultens arbete inte om enkel konfiguration, utan om genomtänkt arkitektur.

Felaktiga samband, relationer eller definitioner kan göra det svårt – ibland omöjligt – att få ut rätt KPI:er längre fram.

Mätvärden som stödjer olika beslutsnivåer

Olika delar av organisationen behöver mäta olika saker:

• Sälj fokuserar ofta på potential och pipeline.
• Ledning och ekonomi behöver omsättning och prognoser.
• Leverans behöver volymer, adresser och kapacitet.
• Service behöver avtal, ärenden och svarstider.

Systemet måste utformas med dessa perspektiv i åtanke redan från början. Först när ni är överens om vilka KPI:er som är viktigast går det att bygga in rätt struktur och tillräcklig flexibilitet – utan att skapa onödig komplexitet.

Två roller, ett gemensamt mål

Verksamhetskonsult och applikationskonsult fyller olika roller, men arbetar mot samma mål: att skapa verklig, mätbar nytta för er organisation. Tillsammans guidar de er genom kravställning, samsyn, systemdesign och förändrat arbetssätt – med fokus på resultat, inte teknik för teknikens skull.

När dessa perspektiv kombineras skapas lösningar som håller över tid och faktiskt används i vardagen.